Typisch Powerbird®

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sicher aufbewahrt

Revisionssicheres Archiv

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Dokumentenmanagement-Software: Powerbird®

Programme helfen Ihnen, Ihre Datenbestände zu verwalten, ganz gleich, ob Sie einen Einmannbetrieb unterhalten oder eine Firma mit mehreren Mitarbeitern.

Powerbird®-Modul Dokumentenmanagement nutzen

Mit dem professionellen Dokumentenmanagement von Powerbird® sind alle Dokumente, Kommunikationsprotokolle, aber auch Baupläne, Fotos und PDFs sicher abgelegt und jederzeit zugänglich. Alle Dokumente können zudem in gesetzlich vorgeschriebener Weise revisionssicher archiviert werden. Die integrierte Dokumentenverfolgung ermöglicht Ihnen, ein benötigtes Schriftstück schnell und einfach aufzufinden und mögliche Änderungen nachzuvollziehen. Jedes Dokument wird dabei direkt projekt- und kundenbezogen auf einfach zu handhabende Weise abgespeichert.

Elektronisches Dokumentenmanagement als revisionssicheres Archiv

Das digitale Archiv ist die Erweiterung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems von Powerbird®. Als integriertes System einer Komplettlösung ist die Bedienung einheitlich und es gibt keine Schnittstellenprobleme. Viele der ausgehenden Dokumente werden automatisch aus dem Programm heraus archiviert, beispielsweise werden Angebote, Kundenlieferscheine, Kundenrechnungen, Gutschriften oder Lieferanten-Bestellungen direkt beim Druck und beim Mail-Versand archiviert. Gleichzeitig erfolgt die automatische Zuordnung zu Projekt/Auftrag und Kunden. Das funktioniert auch, wenn diese Dokumente per EDI (z. B. UGL) in elektronischer Form verschickt werden.

Aber auch E-Mails, Zeichnungen, Bilder von der Baustelle, Stundenzettel oder andere eingehende Dokumente werden per Drag & Drop oder Scanner im Archivsystem abgelegt und kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert. Ein aufgedruckter Barcode bei Dokumenten, die bereits aus Powerbird® heraus erzeugt werden, wie zum Beispiel Stundenzettel und Materialscheine, beschleunigt den Prozess noch zusätzlich. Wird ein solches Dokument später wieder eingescannt, ordnet die Software es automatisch richtig zu.

Eine vordefinierte Ablagestruktur erleichtert und beschleunigt später erheblich die Suche nach einem bestimmten Dokument. Diese Struktur kann dokumentspezifisch um eigene Ordner erweitert oder durch selbst angelegte Kategorien dokumentübergreifend ausgebaut werden – je nach den individuellen Bedürfnissen des Betriebes. Die Zuordnung eindeutiger Stichworte zum Dokument sowie intelligente Filter- und Suchfunktionen ermöglichen das schnelle Finden, ohne sich durch dicke Ordner mühsam durchwühlen zu müssen.

Durch Verteilung von Zugriffsrechten kann genau definiert werden, für welche Mitarbeiter welche Dokumente sichtbar sein sollen. So sind mit der Software für Dokumentenmanagement auch vertrauliche Dokumente im Archiv sicher aufgehoben.