Der schnelle Zugriff auf alle relevanten und prozessbezogenen Daten ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Aber mit steigender Anzahl von Informationen und Dokumenten kann der Überblick dabei schnell verloren gehen. Bei herkömmlicher Archivierung ist die Suche nach wichtigen Informationen mühsam und zeitaufwendig. Gleichzeitig ist die konventionelle Lagerung und Aufbewahrung dieser Dokumente in einem Papierarchiv raum- und kostenintensiv.
Der virtuelle Dokumenten-Tresor von Powerbird ermöglicht dagegen eine einfache digitale Archivierung sämtlicher Unterlagen. Als integrierter Bestandteil der Branchensoftware Powerbird werden bereits viele Dokumente aus der Kalkulation oder Fakturierung heraus, direkt kunden- bzw. projektbezogen in der Dokumentenablage gespeichert. Auch die Bereiche Fibu und Lohn sind an das digitale Archiv angeschlossen. Unterstützt wird dieser Prozess noch zusätzlich durch einen aufgedruckten Barcode. Ob die Übernahme von Mails aus Outlook oder das Erfassen eingescannter Schriftstücke, Stundenzettel oder Bilder. – alles kann per drag & drop leicht zugeordnet und archiviert werden. Sind alle Dokumente digital erfasst, kann der Mitarbeiter direkt auf die benötigten Daten zugreifen. Durch Nutzungskontrolle wird festgelegt, für welche Mitarbeiter welche Dokumente sichtbar sein sollen. So können auch vertrauliche Unterlagen im Archiv sicher aufbewahrt werden.